Optimiziraj zalihe: tajne Open to Buy (OTB) strategije (2/2 dio)
OTB budžetiranje, kako smo naveli u prvom blogu na ovu temu, može se provoditi na nekoliko načina, ovisno o specifičnim potrebama trgovca:
2. Prema planiranom budžetu:
- ovdje se budžetiranje može podijeliti na razini odjela ili kategorija proizvoda. Na primjer, odjeli kao što su odjeća, obuća ili elektronika mogu imati svoje zasebne OTB planove, što omogućuje preciznije upravljanje zalihama.
U našem primjeru smo proizvoljno dodijelili troškove za proizvod kao i cijenu proizvoda. Također, poduzeće je alociralo budžet za investiciju u zalihe na osnovu planirane prodaje s očekivanim profitom. U ovom koraku, a bazirano na okviru (Framework) kojeg smo spomenuli na početku blog teme, uključuju se i financije sa svojim P&L (Profit & Loss) budžetom kao i Cash Flow-om. Informacije koje dolaze od prodaje ključne su za sve odjele. Sales Forecast (prognoza prodaje) je varijabla koja nam govori što tržište očekuje. Zato u ovoj fazi planiranja, pored prodajnog odjela, ključnu ulogu ima marketing odjel. Istraživanje tržišta, konkurencije, ponašanja kupaca, itd. ključni su za ispravan forecast na temelju kojeg će financije osigurati novac odjelu nabave da krene u akciju. Također, odjel nabave ne smije biti statičan u smislu istraživanja potencijalno novih, povoljnijih dobavljača ili proizvoda na kojima poduzeće može ostvariti veći profit i diferencirati se od konkurencije.
Nećemo ulaziti u tumačenje svake varijable, ono što je za nas bitno naglasiti jest da informacije koje se dobiju upotrebom analitike daju dovoljno prostora i odjelu prodaje i nabave da promatraju cjelokupni prodajni asortiman s bilo kojeg aspekta. U ovom slučaju, mi smo alocirali budžetska sredstva za svaki proizvod, a na osnovu ovih informacija nabava može raditi na pronalasku povoljnijih izvora nabave i ostvariti dodatni profit za poduzeće, poboljšati cjelokupne financijske KPI-e itd. Naravno, analiza se može promatrati i s aspekta profitne marže ili obrtnog momenta za pojedine proizvode ili grupe proizvoda i da to budu parametri za dodatnu analizu i alokaciju nabavnog budžeta.
Ono što je za nas bitno jest dijeljenje informacija unutar organizacije. Ukoliko prodaja nema dobar uvid u potražnju s tržišta, a nabava nema dobre i otvorene odnose s dobavljačima, u tom procesu dolazi do skrivanja informacija, nedijeljenja informacija, što uglavnom završava prekomjernim zalihama. U našoj analizi koristili smo cjenovni raspon od 25 do 50 jedinica i troškovni opseg po proizvodu od 5 do 20 jedinica. Samo za napomenu, dataset u analizi imao je manje od 300 SKU.
Razlika koja se stvorila iznosi 929799 novčanih jedinica u prekomjernom skladištu.
Zaključak
“Open to Buy” (OTB) je neophodan alat za uspješno upravljanje zalihama i financijsko planiranje u maloprodaji. Omogućuje trgovcima da optimiziraju svoje zalihe, povećaju profitabilnost, te učinkovito planiraju buduće prodajne i marketinške aktivnosti. Razumijevanje i pravilna implementacija OTB-a može značajno doprinijeti rastu i uspjehu poslovanja.
Međutim, važno je napomenuti da nedovoljna komunikacija između odjela i loše predviđanje prodaje (Forecasting) može negativno utjecati na točnost izračuna OTB-a. Netočan OTB vodi do neoptimalnih pregovora koje vodi odjel nabave, što može uzrokovati prekomjerne ili nedovoljne zalihe.
Odokativne prodajne i marketinške akcije također mogu dovesti do neispunjenja prodajnih ciljeva, što rezultira viškom zaliha. To može ugroziti Cash Flow poduzeća, povećati troškove skladištenja i manipulacije robe, te povećati rizik od zastarjelosti zaliha. Česte akcije i popusti mogu biti neophodni kako bi se dio prihoda vratio u Cash Flow, ali sve to utječe na ukupni financijski performans poduzeća.
Ako odjel nabave i prodaje naprave iste pogreške u nekoliko prodajnih perioda, poduzeće može biti prisiljeno tražiti vanjske izvore financiranja. Ovi izvori su često skupi i dodatno smanjuju profitabilnost zbog dodatnih troškova koji se uključuju u poslovanje.
Na kraju, sve navedeno može povećati rizik od gubitka likvidnosti, posebno ako poduzeće koristi odgodu plaćanja kao jedan od prodajnih alata. Ovo povećava financijski pritisak i može dovesti do ozbiljnih problema s likvidnošću, što dodatno ugrožava stabilnost i dugoročni uspjeh poslovanja.
Pravilna implementacija OTB-a zahtijeva precizno planiranje, koordinaciju i kontinuirano praćenje, ali nagrade za uspješno upravljanje ovim procesom mogu biti značajne, uključujući poboljšanu profitabilnost, bolji Cash Flow i stabilniji rast.