Otkrivanje tajnih mreža: kako Analiza organizacijskih mreža (ONA) može transformirati vašu organizaciju (1/3 dio)
Jeste li ikada osjetili da u vašoj organizaciji postoje “nevidljive sile” koje utječu na svakodnevne aktivnosti i odnose među zaposlenicima? Možda ste primijetili da određene osobe uvijek imaju najnovije informacije ili da određeni timovi međusobno ne komuniciraju koliko bi trebali. Ove skrivene dinamike često ostaju neopažene, ali one su ključne za razumijevanje kako organizacija zapravo funkcionira.
Ovdje na scenu dolazi analiza organizacijskih mreža (ONA) – moćan alat koji otkriva ove nevidljive mreže i pruža uvid u prave tokove informacija, utjecaja i suradnje unutar organizacije. Analiziranjem socijalne mreže dobivamo uvid u složene odnose među zaposlenicima, prepoznajemo ključne igrače za socijalnu dinamiku unutar organizacije i potencijalne lidere te otkrivamo gdje postoje prepreke i mogućnosti za poboljšanje komunikacije i suradnje.
Što je analiza organizacijskih mreža?
Analiza organizacijskih mreža (ONA) je metoda koja nam pomaže razumjeti složene odnose unutar organizacija. Potječe iz analize društvenih mreža (SNA), koja se koristi za proučavanje veza i interakcija među pojedincima ili grupama u različitim društvenim kontekstima. SNA je dugo vremena bila alat sociologa i antropologa, ali njene metode su se pokazale izuzetno korisnima i za poslovni svijet, pa se tako razvila ONA.
U našoj svakodnevnici susrećemo se s različitim mrežama – od obiteljskih veza, prijateljskih krugova, do poslovnih odnosa. Ove mreže oblikuju naše svakodnevne živote, utječući na to kako komuniciramo, surađujemo i donosimo odluke. U poslovnom kontekstu, mreže su posebno važne jer mogu otkriti skrivene tokove informacija i utjecaja koje formalne organizacijske strukture ne prikazuju.
Koncept SNA ili ONA koristi se u različitim industrijama, kao što je aviopromet, gdje se na isti način analiziraju rute, povezanost letova i uspostava hub-ova. Ili u logistici, gdje pomaže u optimizaciji lanaca opskrbe.
Jednu od primjena SNA smo, nažalost, nedavno imali prilike vidjeti tijekom pandemije COVID-19. Sociolog Duncan Watts i fizičar Steven Strogatz su 1998. godine objavili znanstveni rad “Collective dynamics of ‘small-world’ networks”. U njemu su objasnili koncept mreže koja je visoko klasterizirana i koja ima kratak prosječan put između čvorova unutar mreže. U ovakvom konceptu, čvorovi (ili sudionici u mreži) imaju tendenciju da su jako povezani sa svojim susjednim čvorovima, dok istovremeno održavaju relativno kratak put do ostalih čvorova u mreži s kojima nisu direktno povezani. “Small-world” nam je bitan za razumijevanje širenja bolesti, informacija, itd. Zbog visoke klasterizacije u ovakvoj mreži, bolest se često rapidno brzo širi unutar te zajednice. Iz vremena pandemije koje smo imali, često smo čuli da je identificiran jedan klaster koji je morao ići u izolaciju kako bi se spriječilo širenje zaraze.
Na istim principima, unutar organizacije možemo identificirati koliko brzo će jedna informacija obići cijelu organizaciju. Tko su osobe kojima ne bismo trebali dati bilo kakav hint ako želimo da informacija bude sačuvana do određenog vremena?
Pored “small-world” mreža, možemo govoriti i o regular network, čija karakteristika je nedostatak klasteriranja. Ovaj tip mreža je manje zastupljen u realnom svijetu, pogotovo kada govorimo o fully connected mreži koja spada u regular network. Fully connected mreža, na visokoj skali, podrazumijeva da je svaki čvor povezan sa svakim čvorom, što je teoretski moguće, ali u realnom svijetu manje izvodivo.
Još jedna mreža koja se nalazi u primjeru avio prijevoza je scale-free mreža, koja je također klasterizirana i jako povezana, s tim što scale-free mreža ima hub-ove koji u osnovi mogu služiti kao akceleratori za širenje informacija unutar mreže. U transportnom svijetu takve hub-ove imamo u aerodromima kao što su Frankfurt, Istanbul, Amsterdam itd.
Klasična organizacijska shema vs. Organizacijska mreža
Kada razmišljamo o organizacijama, obično zamišljamo klasične organizacijske sheme. Ove sheme nam prikazuju hijerarhiju, od vrha do dna, i jasno definiraju tko je odgovoran za što.
Međutim, stvarna organizacija je mnogo složenija. Kako bi bolje razumjeli kako organizacije stvarno funkcioniraju, koristimo Organizational Network Analysis – Analizu organizacijskih mreža (ONA).
ONA nam omogućuje da vizualiziramo stvarne odnose i tokove informacija unutar organizacije. Umjesto linearnih linija hijerarhije, ONA prikazuje mrežu međusobno povezanih čvorova, gdje svaki čvor predstavlja pojedinca, a svaka veza interakciju među njima.
Kao što se može vidjeti, razlika između ovih dviju shema je očigledna. Klasična organizacijska shema pruža pregled formalne strukture, dok ONA graf otkriva stvarne komunikacijske putove i dinamiku unutar organizacije. Ova mrežna analiza nam pomaže identificirati ključne igrače, posrednike i druge važne uloge unutar organizacije, što ćemo detaljnije istražiti u nastavku. Samo da napomenemo da je za ovaj primjer korištena zamišljenja organizacija s hijerarhijskom strukturom. U ovom primjeru smo imali 62 zaposlenika.
Uloge unutar mreža: tko drži moć?
Unutar svake organizacijske mreže postoje specifične uloge koje pojedinci igraju, a te uloge značajno utječu na tok informacija i dinamiku suradnje. Analizom ovih uloga možemo dobiti dublje uvide u to tko su ključni igrači unutar organizacije i kako oni oblikuju njeno funkcioniranje.
Brokeri
Brokeri su osobe koje povezuju različite dijelove mreže. Oni igraju ključnu ulogu u prijenosu informacija između različitih timova ili odjela koji inače možda ne bi bili povezani. Brokeri često imaju visok stupanj središnjosti posredovanja (betweenness centrality), što znači da su na putu mnogih komunikacijskih veza.
Mostovi (Bridges)
Mostovi su pojedinci koji povezuju različite grupe ili klastere unutar mreže. Oni omogućuju protok informacija i resursa između dijelova mreže koji bi inače bili izolirani. Mostovi su ključni za stvaranje koherentne mreže koja može učinkovito surađivati i dijeliti znanje.
Izolati (Isolates)
Izolati su osobe koje imaju malo ili nimalo veza unutar mreže. Oni su često na rubovima mreže i mogu biti izolirani od ključnih informacija i resursa. Iako se može činiti da nemaju veliki utjecaj, izolati mogu biti važni za unošenje novih informacija i perspektiva u mrežu jer često imaju veze izvan uobičajenih komunikacijskih tokova.
Zvijezde (Stars)
Zvijezde su središnje točke mreže s velikim brojem veza. Oni su često ključni za održavanje mreže koherentnom jer povezuju mnoge različite čvorove (osobe ili timove). Visoka stupanj središnjosti (degree centrality) obično karakterizira zvijezde.
Čuvari vrata (Gatekeepers)
Čuvari vrata su osobe koje kontroliraju pristup informacijama ili resursima unutar organizacije. Oni mogu utjecati na protok informacija i odlučiti koje će informacije biti proslijeđene dalje, a koje će biti zadržane. Ova uloga može biti ključna za održavanje povjerljivosti ili za kontrolu kvalitete informacija koje se dijele.
Ono što je važno kada identificiramo čvorove koji pripadaju jednoj od navedenih grupa, pored pozitivnih aspekata koje ove osobe čine unutar organizacije, one mogu imati i “mračne” strane svoje uloge. Naravno, svi smo se susreli s takvim stvarima u organizacijama.
Za jedan primjer možemo uzeti čvor koji je identificiran kao Stars (Zvijezda). Kao i svaka zvijezda, ovi čvorovi unutar mreže predstavljaju osobe ili grupe koje imaju visoko središnje mjesto i utjecaj unutar mreže. Ovi čvorovi su dobro povezani i utjecajni te mogu biti ključni donositelji odluka ili predvodnici mišljenja unutar organizacije. Međutim, njihove “mračne” strane mogu se ogledati u:
- Over-resilience (Pretjerano oslanjanje) na zvijezdu: Ova osoba u pojedinim situacijama može postati usko grlo. Kao i ljudski organizam, i svaki sustav može imati usko grlo, a mi u ljudskom organizmu znamo šta može biti usko grlo tako da organizacije moraju biti svjesne da zvijezde isto tako mogu postati takvo usko grlo i u organizaciji.
- Potential for bias (Pristrasnost): Ovi čvorovi mogu biti podložni određenoj dozi pristranosti i onda prosljeđivati informacije ili resurse određenim zaposlenicima ili klasterima unutar organizacije koje više preferiraju.
- High cognitive demands (Visoki kognitivni zahtjevi): Zbog centralne uloge, često su pod visokim pritiskom da upravljaju cjelokupnim tokom informacija i resursa, što može proizvesti povećanje stresa i burnout. U takvim situacijama, posebno kod voditeljskih pozicija koje su ujedno i zvijezde, često se mogu pojaviti druge anomalije u vodstvu.
- Resistance to change (Otpor prema promjenama): Vrlo važna anomalija odnosi se na otpor prema promjenama, koja spada u “mračnu” stranu ovih čvorova. Ako je ovaj čvor protiv promjena, njegova jaka povezanost s organizacijom i njegov utjecaj mogu biti prepreka provođenju promjena ili implementaciji novih inicijativa.
Metrike u analizi organizacijskih mreža
Naravno da ne možemo dobiti uvid u jednu organizaciju samo vizualizacijom konekcija unutar mreže.
Ono što je bitno naglasiti, prilikom pripreme za analiziranje mreže organizacije, tvrtke se mogu odlučiti za analiziranje samo jednog tipa mreže koji egzistira unutar organizacije.
Ovdje je važno razumjeti da analiza organizacijskih mreža (organizational network analysis) promatra organizaciju kao višedimenzionalan objekt komunikacije pa se tako identificiraju različite mreže kao što su:
- Communication network (Komunikacijska mreža): Ova mreža nam predstavlja protok informacija unutar organizacije. Analizom ove mreže tražimo komunikacijske obrasce. Cilj nam je identificirati uska grla ili komunikacijske praznine. Također, identificiramo i potencijalne komunikacijske džepove, gdje informacije jednostavno nestanu. Često se događa da netko unutar organizacije pita što je s određenim zadatkom, a mi ne znamo gdje je “zaglavila” informacija, odnosno gdje je ta informacija “umrla”.
Zbog ovog razloga, organizacije moraju posvetiti puno pažnje implementaciji BPM-a (Business Process Management), gdje su jasno identificirani procesi, vizualizirani, gdje se jasno zna tko je vlasnik procesa i tko su sudionici. Ne samo da netko “na vrhu” organizacije zna ove informacije, već i da akteri procesa jasno znaju svoju ulogu i očekivanja u samom procesu. Naravno, ovo podrazumijeva i jasno definirane opise poslova unutar organizacije.
Jedan od servisa koje nudi OptiBiz Adria Consulting odnosi se na BPM i HR, osiguravajući da procesi budu optimizirani i da svi sudionici razumiju svoju ulogu, čime se smanjuje mogućnost gubitka informacija i povećava ukupna učinkovitost organizacije.
- Collaboration Network (Mreža suradnje): Ova mreža nam identificira kako pojedinci ili timovi zajedno rade na projektu ili zadatku. Analiziranjem ove mreže mogu se identificirati prilike za unapređenje suradnje. Često se može vidjeti da u timovima ili interdisciplinarnim timovima koji rade na projektu nešto ne funkcionira kako treba. Ukoliko imamo rezultate ONA-e, uvijek se možemo vratiti i pogledati komunikacijsku mrežu i mrežu suradnje kako bismo pratili jesu li ti zaposlenici direktno povezani. U većini slučajeva vidjet ćemo da postoji praznina unutar takvih mreža koja dovodi do problema u izvršenju zadataka.
- Knowledge Network (Mreža znanja): Ova mreža predstavlja distribuciju znanja i ekspertize kroz organizaciju. U svakoj organizaciji postoje pojedinci u različitim dijelovima organizacije kojima se ostali zaposlenici obraćaju za savjet ili rješenje određenih problema. Ovo ne znači da su ti zaposlenici visoko rangirani niti da drže menadžerske pozicije; oni su takozvani hub-ovi znanja.
Ukoliko menadžeri unutar organizacije samo suhoparno prate performanse zaposlenika putem uspostavljenih KPI-jeva, može se dogoditi da ovakvi zaposlenici ne zadovolje svoje KPI-jeve jer su zauzeti pomaganjem drugima da ispune svoje. Organizacija mora identificirati ovakve hub-ove znanja, posebno u velikim organizacijama gdje sigurno postoji više takvih hub-ova, te ih grupirati u neke centre of excellence i prilagoditi njihove KPI-jeve kako bi više fokusirali na pomaganje i razvoj drugih zaposlenika nego samo na izvršenje operativnih ili taktičkih zadataka.
Mnoge studije su pokazale da zaposlenici, posebno u prodajnim timovima, koji su bili dobro povezani unutar organizacije prema hub-ovima znanja, imaju veći conversion rate poslanih i prihvaćenih ponuda u odnosu na kolege koji su cijeli svoj napor usmjerili prema tržištu s ciljem otvaranja što više prilika, ali bez dobrog conversion rate-a. Razlog je jednostavan: prodavači s jakom internom povezanošću lakše dolaze do potrebnih informacija za pregovore, lakše pristupaju znanju kroz interakciju s hub-ovima znanja i na taj način imaju bolji pristup prema klijentima. To rezultira većom uspješnosti zatvaranja poslova jer brže stvaraju povjerenje s klijentom. Ovo je samo jedan od primjera kako interna povezanost pomaže u ostvarivanju zadataka izvan organizacije.
- Social Networks (Društvene mreže): Ove mreže nam omogućavaju identificiranje neformalnih odnosa među zaposlenicima. Zaposlenici koji imaju tendenciju nastaviti druženje u neformalnom okruženju mogu biti važan podatak za kompaniju. Takve skupine zaposlenika mogu imati pozitivan utjecaj na organizaciju u smislu da su izvor lojalnosti prema kompaniji i da tu lojalnost prenose na ostatak organizacije.
S druge strane, ako jedan član takve neformalne mreže ima problema s kompanijom, taj stav može prenijeti na ostale članove neformalne mreže, koji zatim takav stav mogu donijeti u organizaciju. Također, ako jedan član neformalne mreže napusti kompaniju, rizik da ljudi s kojima je bio blizak, kako u neformalnoj tako i u formalnoj vezi unutar organizacije, također napuste organizaciju se značajno povećava.
- Innovation Networks (Mreže inovacija): Ove mreže predstavljaju do kojeg nivoa su pojedinac ili tim uključeni u kreiranje novih ideja i inicijativa unutar organizacije. Cilj je identificirati zaposlene ili grupe zaposlenika koji su generatori ideja. Analizom mreža inovacija, organizacije mogu prepoznati ključne inovativne čvorove i usmjeriti resurse kako bi podržali i potaknuli njihov kreativni potencijal. Ove mreže pomažu u razumijevanju kako se ideje rađaju, dijele i razvijaju unutar organizacije, što može biti ključno za dugoročni uspjeh i konkurentnost na tržištu.
Bitno je napomenuti da je za neke analize potrebno koristiti aktivno prikupljanje podataka (ankete), dok je za pasivno prikupljanje podataka potrebno dobiti logove komunikacije iz e-mail sustava (Exchange) i/ili drugih sredstava komunikacije koja se koriste unutar organizacije, kao što su MS Teams ili Slack.
U drugom dijelu bloga na ovu temu govorimo o pregledu ključnih metrika i promatramo na primjeru jednog zaposlenika…